LEA globaal voordat u start.

Om met LEA te starten als ledenadministrateur, penningmeester of bestuurslid is het goed om te weten dat LEA bestaat uit een aantal modulen welke volledig op elkaar zijn afgestemd t.w.:

Organisatiestructuur:

Hierin legt u onder meer de gegevens vast van uw stichting/vereniging/organisatie.

Hier bepaalt u ook of u een centrale organisatie bent en of u ook wilt kunnen werken met onderliggende lokale organisaties en of met onderliggende afdelingen.

Per organisatie niveau kunnen wij gebruikers autoriseren.

Mag u bij al uw leden, dan wordt u op het centrale niveau geautoriseerd, mag u bij leden van een lokale organisatie, dan wordt u alleen voor deze lokale organisatie geautoriseerd.

Mag u alleen een bepaald deel van de lokale leden zien of verwerken, dan wordt u op afdeling (sectie) niveau geautoriseerd.

Verder kunt u in de organisatie gegevens uw bankcontract vastleggen zodat uw te ontvangen gelden via deze gegevens in LEA ontvangen kunnen worden.

Uiteraard zijn er vele andere mogelijkheden binnen deze module, de twee beschreven items zijn in ieder geval belangrijk om goed met LEA te kunnen starten.

Ledenadministratie:

Ieder lid krijgt een lid dossier waarin alle gegevens van dit lid worden opgeslagen en verwerkt kunnen worden. Als u dubbel klikt op een lid dossier opent het dossier en kunt u de gegevens inzien of bewerken/wijzigen.

U ziet een aantal tabbladen waarin de logische gegevens zoveel mogelijk zijn gegroepeerd.

Dit om te voorkomen dat er te veel gescrold moet worden binnen LEA en om de gegevens zoveel mogelijk logisch gestructureerd inzichtelijk te houden.

De tabbladen:

• Burgerlijke gegevens:

Hierin worden de burgerlijke gegevens vastgelegd en beheert zoals onder meer naam, adres, woonplaats, e-mailadressen, telefoonnummers, geboortedatum, etc.

• Lid gegevens:

Hierin geef u aan om wat voor soort lidmaatschap het gaat, wanneer de ingangsdatum van het

lidmaatschap is, hier kunt u leden uitschrijven en in een regio indelen.

Een lid kan meerdere lidmaatschappen hebben.

• Adressen:

U kunt werken met het woonadres, met een correspondentieadres, factuuradres en een tijdelijk adres waarbij u ook een einddatum kunt meegeven.

• Gezin:

U kunt in LEA een gezinssituatie vastleggen of meerder personen op één adres.

Vaak wordt dit gebruikt voor het toesturen van bijvoorbeeld één blad, nieuwsbrief e.d. per adres of voor het kunnen geven van kortingen op basis van het aantal gezinsleden.

• Notities:

Notities zijn er om gesprek notities vast te kunnen leggen of om als een extra vrij veld te kunnen dienen.

• Verwerking & Contract:

Dit tabblad toont of het lid in één of meerdere groepen is geplaatst, tevens kan een lid onder dit tabblad aan één of meerdere groepen worden toegevoegd, hetzelfde geldt voor de functie(s).

Functies kunnen ook als "talenten" gebruikt worden voor bijvoorbeeld vrijwilligers.

Zo kunt u snel inzicht krijgen in wat uw vrijwilligers mogelijk voor uw vereniging/stichting/organisatie kunnen betekenen.

In dit tabblad ziet u ook in welke rapportage dit lid is opgenomen en of er e-mails en of brieven/facturen/herinneringen naar dit lid zijn gestuurd vanuit LEA.

• Afspraken:

Lea kent een volledige afspraken/agenda module.

Hierin kunt u uw lessen, trainingen, evenementen, e.d. plannen en leden hieraan toevoegen.

In dit tabblad ziet u of en zo ja welke afspraken er zijn voor dit lid.

U kunt hier een lid ook eenvoudig aan één of meerdere afspraken toevoegen.

• Geschiedenis:

Alle belangrijke wijzigingen in het lid dossier worden in dit tabblad getoond en bijgehouden.

• Financieel:

Hier ziet u welke financiële verplichtingen een lid heeft t.a.v. de vereniging/stichting/organisatie, of er betaald is en wat het nog openstaande bedrag is.

• Bedrijfsgegevens:

Heeft een lid een eigen bedrijf en wilt u de gegevens van dit bedrijf vastleggen dan biedt dit tabblad deze mogelijkheid.

Contributie, bijdragen en abonnementen:

In deze module heeft u de mogelijkheid om uw contributies, abonnementen en financiële acties op te zetten, te verwerken en te volgen.

Per lid of per groep leden maakt u de actie aan, geeft u aan wanneer (op welke momenten) er betaald wordt, wat er betaald moet worden en waarvoor er betaald gaat worden.

Uiteraard kunt u ook uw giften administratie verwerken, hierbij weet u vaak vooraf niet wanneer, of en wat er betaald gaat worden.

U kunt op verschillende wijze uw leden initiëren om te gaan betalen, per automatische incasso, per

acceptgiro, per email of door het zelf te laten overmaken.

Het maken van facturen en het toesturen van herinneringen zijn eenvoudige handelingen.

Ontvangen betalingen kunnen als bankbestanden worden ingelezen in LEA en verder geautomatiseerd

verwerkt worden.

Daarnaast bieden wij in de standaard integratie met Twinfield het automatisch ophalen van uw

bankafschriften rechtstreeks bij de bank aan.

Hiermee zijn iedere dag uw ontvangsten actueel.

Diverse financiële rapportages zijn standaard aanwezig om uw openstaande posten, ontvangsten, verkochte abonnementen en artikelen te kunnen presenteren.

Verwerking:

In deze module heeft u de mogelijkheid om uw afspraken te plannen en deelnemers toe te voegen. Tevens houdt u hierbij of deelnemers aan- of afwezig zijn geweest.

U kunt via de selecties uw eigen rapporten samenstellen

U kunt eenvoudig groepen maken van uw leden

U kunt allerhande vast voor gedefinieerde overzichten genereren: etiketten, brieven, mailingen, formulieren, overzichten.

Instellingen:

Met de module instellingen heeft u de mogelijkheid om LEA een eigen structuur mee te geven.

U kunt hier tabellen zelf invullen welke u in het lid dossier en in het financiële dossier kunt gebruiken.

Denk hierbij aan het aanmaken van lid statussen, bronnen, uitschrijf redenen, functies/talenten, afspraak redenen, prijs artikelen, korting structuur, integratie met Twinfield en het aanmaken en beheren van eigen sjablonen/templates, enz.